Certyfikat Jakości - SM "Nowa"

Program Regionalny - EFRR


( kliknij na zdjęcie aby powiększyć )

Kategoria: Informator mieszkańca
Opublikowano Odsłony: 152
Drukuj

Droga Spółdzielni Mieszkaniowej "Nowa" do Certyfikatu Jakości

W lipcu 2000r. Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej "Nowa" podjął decyzję o wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) zgodnego ze standardami ISO serii 9000 . Kierownictwo wraz z pracownikami Spółdzielni w miesiącu wrześniu 2000 przystąpiło do projektowania, dokumentowania oraz wdrażania SZJ zgodnego z wymaganiami normy ISO 9002.
W trakcie opracowywania SZJ - na przełomie roku 2000/2001 - zaczęła obowiązywać nowa międzynarodowa norma ISO 9001:2000, zastępująca normę ISO 9002, w związku z tym Zarząd postanowił zbudować SZJ w oparciu o nową normę.
Proces opracowywania i wdrażania SZJ w Spółdzielni wspierała firma konsultingowa "Omikron - Konsulting" dr Karol Chrabański, która zobowiązała się do prowadzenia prac projektowania i dokumentowania SZJ oraz do pomocy przy jego wdrażaniu. W celu sprawnego wykonywania prac opracowany został harmonogram wdrażania SZJ.Opracowywanie i wdrażanie SZJ podzielono na 7 etapów.


Etap1.

Przegląd stanu organizacji - celem etapu była ocena stopnia zgodności funkcjonującego i udokumentowanego w Spółdzielni systemu jakości z wymaganiami normy ISO 9001:2000.
- zidentyfikowano procesy zachodzące w Spółdzielni oraz przedstawiono powiązania zachodzące między nimi i ich wzajemne oddziaływanie w postaci mapy procesów
- opracowano charakterystyki poszczególnych działów na podstawie rozmów z przedstawicielami działów, analizy dokumentacji (statut, schemat organizacyjny, regulaminy, zarządzenia, procedury wewnętrzne, instrukcje postępowania, zakresy czynności pracowników, obowiązki i uprawnienia kadry kierowniczej) oraz obserwacji realizowanych prac
- przeprowadzono audit wstępny, czyli porównanie stosowanych rozwiązań z wymaganiami normy ISO 9001:2000
- opracowano koncepcję budowy SZJ zawierającą wykaz prac niezbędnych do wykonania oraz strukturę dokumentów niezbędnych do opracowania.

Etap 2.

Szkolenie pracowników Spółdzielni - celem etapu było zapoznanie kierownictwa oraz pracowników Spółdzielni z problematyką norm ISO serii 9000.

Etap 3.

Powołanie Pełnomocnika ds. Jakości odpowiedzialnego za opracowanie, wdrożenie i funkcjonowanie SZJ. Ustanowienie Polityki Jakości Spółdzielni.
- Zarząd powołał - spośród pracowników Spółdzielni - osobę na stanowisko Pełnomocnika ds. Jakości, odpowiedzialną za opracowanie, wdrożenie i funkcjonowanie SZJ
- Zarząd ustanowił Politykę Jakości, w której uznał za najważniejszy cel działania Spółdzielni zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych swoich klientów w zakresie niedrogiego i bezpiecznego zamieszkiwania
- Pełnomocnik ds. Jakości rozpowszechnił Politykę Jakości wśród pracowników Spółdzielni podczas szkoleń wewnętrznych

Etap 4.

Opracowanie, udokumentowanie oraz wdrożenie dokumentacji SZJ - celem etapu było opisanie - w postaci procedur i instrukcji - realizacji wymagań normy ISO 9001:2000 oraz ich wdrożenie.
- sporządzono wykaz procedur i instrukcji niezbędnych do opracowania oraz ustalono osoby odpowiedzialne za ich opracowanie i wdrożenie
- opracowano dokumentację systemu zarządzania jakością, w skład której wchodzi 26 procedur i 1 instrukcja wraz z załącznikami w postaci formularzy
- Zarząd sprawdził i zatwierdził wszystkie dokumenty systemu zarządzania jakością
- Pełnomocnik ds. Jakości rozpowszechnił dokumenty do poszczególnych komórek organizacyjnych
- wdrożono dokumentację systemu zarządzania jakością zgodnie z opracowanym harmonogramem wdrażania, odpowiedzialny za wdrożenie był Pełnomocnik ds. Jakości oraz kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych.

Etap 5.

Opracowanie Księgi Jakości opisującej SZJ Spółdzielni oraz jego elementy w kontekście spełnienia wymagań normy ISO 9001:2000.
- opracowano Księgę Jakości
- Pełnomocnik ds. Jakości oraz pracownicy odpowiedzialni za poszczególne obszary dokonali weryfikacji Księgi Jakości
- Zarząd sprawdził i zatwierdził Księgę Jakości.

Etap 6.

Przygotowanie oraz przeprowadzenie auditów wewnętrznych SZJ - celem etapu było sprawdzenie skuteczności wdrożenia procedur i instrukcji, a także weryfikacja zgodności SZJ z Księgą Jakości, procedurami oraz wymaganiami normy ISO 9001:2000.
- zorganizowano szkolenie na auditora wewnętrznego przeprowadzone przez Bureau Veritas Polska Sp. z o.o.
- opracowano harmonogram auditów wewnętrznych przeprowadzanych przez pracowników Spółdzielni wpisanych na listę auditorów wewnętrznych
- opracowano listy pytań kontrolnych dla poszczególnych auditów wewnętrznych
- przeprowadzono audity wewnętrzne w obszarach funkcjonowania poszczególnych procedur oraz audit wewnętrzny całego SZJ
- auditorzy wewnętrzni opracowali raporty z auditów
- na podstawie raportów z auditów wewnętrznych określono działania korygujące i zapobiegawcze, termin ich wdrożenia oraz osoby odpowiedzialne za wdrożenie
- wdrożono działania korygujące i zapobiegawcze.

Etap 7.

Przegląd SZJ przez Zarząd Spółdzielni - celem etapu była ocena przydatności, adekwatności i skuteczności SZJ oraz jego gotowości do auditu certyfikacyjnego.
- Zarząd dokonał przeglądu SZJ
- Pełnomocnik ds. Jakości opracował sprawozdanie z przeglądu zawierające wyniki przeglądu, w tym ocenę SZJ, propozycje zmian oraz działań w zakresie doskonalenia skuteczności SZJ, jego procesów i wyrobów
- Zarząd zatwierdził sprawozdanie z przeglądu
- na podstawie sprawozdania z przeglądu określono działania korygujące i zapobiegawcze, termin ich wdrożenia oraz osoby odpowiedzialne za wdrożenie
- wdrożono działania korygujące i zapobiegawcze
- na podstawie pozytywnego wyniku przeglądu Zarząd podjął decyzję o przystąpieniu do auditu certyfikacyjnego, którego termin ustalono na 29.04.2002 r.

Wręczenie Certyfikatu Jakości

W dniu 18 czerwca 2002r. Certyfikat Jakości ISO 9001:2000 z rąk przedstawiciela firmy certyfikującej Burea Veritas Quality International odebrał Prezes Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej "Nowa"

Zdjęcie nr 2 od lewej: Prezes Zarządu SM "Nowa" inż. Władysław Dydo, Przedstawiciel BVQI mgr inż. Władysław Feist.

Uroczystość wręczenia odbyła się przy udziale pracowników Spółdzielni oraz licznych zaproszonych gości . Wydarzenie to swoja obecnością uświetniły władze miast Jastrzębia Zdroju i Żor, przedstawiciele instytucji współpracujących ze spółdzielnia, a przede wszystkim przedstawiciele mieszkańców, których reprezentowali :

- Rada Nadzorcza
- delegaci na Zebranie Przedstawicieli Członków
- Przewodniczący samorządów Osiedli.

CERTYFIKAT JAKOŚCI

AUDITY KONTROLNE


Audit kontrolny jest to najczęściej stosowana forma nadzoru jednostki certyfikującej nad organizacją certyfikowaną. W naszym przypadku nadzór Bureau Veritas Quality International nad Spółdzielnią.
Celem auditu kontrolnego jest dowiedzenie, że organizacja, która otrzymała certyfikat jakości ISO potrafi go utrzymać , a tym samym wykazać się zdolnością do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Weryfikacji podlega :
- realizacja założonych celów i zadań,
- wdrożenie ustaleń z auditu certyfikującego,
- podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych,
- planowanie i przeprowadzanie szkoleń,
- przegląd systemu przez najwyższe kierownictwo.


I. W naszej Spółdzielni pierwszy audit kontrolny odbył się 13 listopada 2002r. i sprawdził działanie Pełnomocnika ds. Jakości, Działu Organizacyjno - Samorządowego, Zaopatrzenia i Administracji Domów Mieszkalnych Nr 2. Kontroli podlegało prowadzenie dokumentacji , reagowanie na interwencje lokatorów, sposób załatwiania spraw wnoszonych przez mieszkańców oraz dobór dostawców materiałów eksploatacyjnych. Audit kontrolny wykazał, że :
- wymogi opracowanych procedur i przepisów są znane i przestrzegane przez pracowników,
- szybką reakcję pracowników na problemy zgłaszane przez lokatorów,
- system nadzorowany przez Zarząd i Pełnomocnika jest wzorowo.
Efektem tego auditu jest potwierdzenie zdolności naszej Spółdzielni do spełniania wymagań normy ISO 9001:2000, a tym samym utrzymanie przyznanego Certyfikatu Jakości.
Kolejny audit kontrolny przeprowadzony będzie w listopadzie 2003 r.
II. W dniu 10 grudnia 2003r. w naszej Spółdzielni został przeprowadzony drugi audit kontrolny i swoim działaniem objął : funkcjonowanie Zarządu, Pełnomocnika ds. Jakości, Działu Technicznego, Działu Ekonomicznego, Działu Eksploatacji oraz Administracji Domów Mieszkalnych Nr 3 w Jastrzębiu Zdroju i Nr 5 w Żorach.
Auditorzy BVQI sprawdzili sposób zawierania umów z dostawcami usług i mediów oraz ich realizację, prowadzenie dokumentacji przez poszczególne komórki Spółdzielni, a przede wszystkim sposób komunikacji z lokatorami i świadczenia usług w zakresie zabezpieczania administrowanych zasobów. Raport z auditu zewnętrznego stwierdza, że "... działania pracowników cechuje głębokie zaangażowanie przy równoczesnym maksymalnym wykorzystaniu profesjonalizmu zawodowego w swoich działaniach. wartość dodaną przynosi także przegląd systemu przez Zarząd, dzięki któremu system podlega stałemu doskonaleniu. Zwraca uwagę staranne wykonywanie auditów wewnętrznych oraz nadzorowanie systemu zarządzania jakością..."

III. W dniu 6 grudnia 2004r. został przeprowadzony przez przedstawiciela niezależnej jednostki trzeci audit kontrolny w ramach nadzoru nad certyfikowaną organizacją, kontrolą objęci zostali: Zarząd, Pełnomocnik ds. Jakości, Dział Eksploatacji, Komórka ds. Windykacji, Komórka ds. Pracowniczych, Komórka ds. BHP i Administracja Domów Mieszkalnych Nr 4 w Żorach na os. Pawlikowskiego. Auditor sprawdził realizację zadań z zakresu zarządzania nieruchomościami m.in. przygotowanie i realizację planu rzeczowo – finansowego, nadzór nad wykonywaniem przez dostawców usług wynikających z zawieranych umów, sposób i terminowość załatwiania spraw zgłaszanych przez lokatorów, prowadzenie dokumentacji dot. spraw bezpieczeństwa oraz kompetencji pracowników, a przede wszystkim zgodność działań z wdrożonym systemem zarządzania jakością. W raporcie pokontrolnym stwierdzono, że: „ ...procesy firmy jaki i cały system jakości są utrzymywane w warunkach nadzorowanych. Na podkreślenie zasługuje zaangażowanie kierownictwa Spółdzielni i kierowników niższych szczebli w sprawy jakości usług. dotyczy to wszystkich auditowanych działów”. Wynikiem tego auditu jest utrzymanie przez naszą Spółdzielnię przyznanego Certyfikatu Jakości.

Audit recertyfikujący

W dniu 23 czerwca 2005r. akredytowana jednostka BVQI Katowice przeprowadziła w naszej Spółdzielni audit recertyfikacyjny, kontroli podani zostali: Zarząd, Pełnomocnik ds. Jakości, Dział Eksploatacji, Dział Techniczny, Dział Organizacyjno – Samorządowy, Dział Ekonomiczny, Windykacja, Zaopatrzenie, Kadry, Stanowisko ds. BHP, OC i Szkolenia, Administracja Domów Mieszkalnych Nr 3 (os. Zofiówka), Administracja Domów Mieszkalnych Nr 4 (os. Pawlikowskiego), Administracja Domów Mieszkalnych Nr 5.
W raporcie podsumowującym audit auditorzy stwierdzili, że System zarządzania jest zgodny z normą, prawidłowo wdrożony, utrzymywany i doskonalony. Za mocne strony systemu uznano :
- bardzo dobre zarządzanie organizacją spółdzielni,
- zarządzanie systemem jakości,
- ciągłe podnoszenie kwalifikacji przez pracowników,
- rzeczowa i konkretna obsługa techniczna mieszkańców,
- negocjacyjne podejście do rozliczania należności,
- wzorowe prowadzenie akt osobowych.
Uzyskanie pozytywnego wyniku auditu recertyfikującego spowodowało utrzymanie certyfikatu w zakresie zarządzania nieruchomościami.

W dniach 5 i 6 czerwca 2006r. został przeprowadzony audit kontrolny, którym objęte zostały komórki organizacyjne w siedzibie Zarządu Spółdzielni oraz dwie administracje w Jastrzębiu Zdroju: ADM –1 i ADM – 2.
System Zarządzania Jakością oraz działania prowadzone w Spółdzielni zostały ocenione pozytywnie, określono mocne strony systemu:
- bardzo dobre zarządzanie organizacją spółdzielni,
- sprawne i efektywne zarządzanie systemem jakości,
- ciągłe podnoszenie kwalifikacji przez pracowników, skutkujące ich wysokimi kompetencjami,
- rzeczowa i konkretna obsługa techniczna mieszkańców,
- zapewnienie wiarygodnych urządzeń do pomiarów stężeń gazu i tlenku węgla,
- ciągłe i efektywne usprawnianie procesu windykacji,
- rzetelne i rzeczowe analizy ekonomiczne przekazywane mieszkańcom.
W celu doskonalenia systemu zaproponowano :
- dokonać zmian w dokumentacji dot. oceny dostawców i odbioru remontów cząstkowych oraz zabezpieczenia dokumentów,
- w raportach z auditów wewnętrznych nadal odnotowywać wnioski i działania doskonalące,
- wprowadzić wyraźne rozgraniczenie działań zapobiegawczych od innych działań doskonalących.

W dniu 4 czerwca 2007r. został przeprowadzony audit kontrolny, którym objęte zostały komórki organizacyjne
w siedzibie Zarządu Spółdzielni oraz jedna administracja w Jastrzębiu Zdroju: ADM – 3 i dwie w Żorach ADM – 4,
ADM – 5. Ponownie System Zarządzania Jakością oraz działania prowadzone w Spółdzielni zostały ocenione pozytywnie, określono mocne strony systemu:
- dokumentacja systemowa i zarządzanie systemem jakości,
- zaangażowanie kierownictwa spółdzielni w sprawy jakości,
- nakłady na szkolenia i rozwój,
- monitorowanie procesów,
- zaangażowanie pracowników,
- identyfikacja i wdrażanie wymagań prawnych,
- profesjonalna obsługa techniczna i obsługa Klientów,
- dbałość o tan techniczny obiektów,
- nadzór nad wyposażeniem pomiarowym,
- metodyka pozyskiwania informacji o potrzebach klientów na podstawie analiz ich skarg i uwag,
- ocena dostawców.

Drugi audit recertyfikujący

Po sześciu latach posiadania Certyfikatu Jakości w zakresie „Zarządzania nieruchomościami” pragniemy Państwa poinformować, że ponownie otrzymaliśmy rekomendację na przedłużenie ważności certyfikatu na kolejne 3 lata. W dniach 02-03.07.2008r. zostaliśmy poddani recertyfikacji, czyli mówiąc prościej kolejnej kontroli – jest to kompleksowa kontrola systemu zarządzania jako narzędzia doskonalenia obsługi zasobów i lokatorów.
Audytorzy (kontrolerzy) w ciągu dwóch dni skontrolowali funkcjonowanie następujących komórek organizacyjnych Spółdzielni:
- z-ca prezesa ds. techniczno-eksploatacyjnych,
- z-ca prezesa ds. ekonomiczno-finansowych,
- pełnomocnik ds. jakości,
- dział techniczny,
- dział eksploatacji
- dział organizacyjno – samorządowy,
- dział ekonomiczny,
- komórka ds. pracowniczych,
- komórka ds. BHP, OC i szkoleń,
- komórka zaopatrzenia,
- administracje: ADM-1(ul. Wielkopolska), ADM-2(ul. Turystyczna), ADM-3 (os. Zofiówka).
Weryfikacji poddane zostały nasze działania w każdym obszarze objętym systemem i na tej podstawie zostały sformułowane wnioski, do mocnych stron zaliczono:
• zaangażowanie Zarządu w rozwój i doskonalenie systemu i Spółdzielni,
• profesjonalizm personelu, ciągłe podnoszącego swoje kwalifikacje,
• atmosferę współpracy w spółdzielni i dobre relacje z lokatorami,
• profesjonalną analizę danych w pionie ekonomicznym,
• monitorowanie procesów w aspekcie kosztów i umiejętne wykorzystanie wyników do doskonalenia działalności Spółdzielni,
• bardzo dobre przygotowanie organizacyjne wszystkich podejmowanych działań w naszej Spółdzielni.
Wskazano również kilka możliwości doskonalenia systemu, nie wykazano żadnych niezgodności.

Audit kontrolny

Auditorzy z Bureau Veritas Certification Polska w dniu 19 czerwca 2009r. dokonali oceny zgodności wdrożonego w naszej Spółdzielni Systemu Zarządzania Jakością.
Ocena zgodności obejmowała zagadnienia dotyczące jakości, opierała się głównie na dokumentach odniesienia
tj.: - obowiązkowych: normy, kodeksy oraz regulacje prawne
- dobrowolnych: specyficzne wymagania branżowe
- własne: własne regulacje, normy lub wymagania.
W tym roku auditem objęci zostali pracownicy Działów : Technicznego, Eksploatacji, Organizacyjno-Samorządowego, Administracji Domów Mieszkalnych nr 2 i nr 3 oraz pracownik ds. pracowniczych i pełnomocnik ds. jakości. Prowadzone działania z zakresu zarządzania nieruchomościami zostały ocenione przez audytorów pozytywnie a jako mocne strony systemu wykazane:
• przemyślana i konsekwentnie realizowana strategia rozwoju spółdzielni,
• komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna,
• nadzór nad zasobami mieszkaniowymi przez Dział Techniczny i Administracje,
• monitorowanie procesów w aspekcie kosztów i umiejętne wykorzystywanie wyników do doskonalenia
działalności spółdzielni,
• dostęp do przepisów prawnych.

System Zarządzania Jakością

Audit kontrolny


Osoby zainteresowane działaniami naszej Spółdzielni na pewno pamiętają, że co roku w czerwcu przeprowadzana jest wizyta kontrolna (audit) mająca na celu ocenę zgodności systemu zarządzania z wymaganiami normy ISO 9001:2008 (do tej pory obowiązywała norma ISO 9001:2000 w zakresie „Zarządzania nieruchomościami”.
Wyjaśniamy, że ISO 9001:2008 nie wprowadza żadnych nowych wymogów. Zmiany polegają na dokładniejszym sprecyzowaniu wymogów w świetle zebranych przez osiem lat doświadczeń na całym świecie, a my zobowiązani byliśmy dostosować istniejący system do znowelizowanej normy. Dokumentami odniesienia przy audicie były: norma ISO 9001:2008, dokumentacja systemu zarządzania, dokumentacja z działalności Spółdzielni oraz normy i wymagania prawne. Ocenie poddani byli Z-ca ds. Ekonomiczno –Finansowych, Pełnomocnik ds. Jakości, pracownicy Działów: Ekonomicznego i Technicznego oraz Administracji Domów Mieszkalnych Nr 3 na os. 1000-lecia w Jastrzębiu Zdroju i Nr 4 na os. Sikorskiego w Żorach.
Audit odbył się zgodnie z planem, nie stwierdzono niezgodności, stwierdzono prawidłowe funkcjonowanie wdrożonego systemu zarządzania. Auditor z Bureau Veritas Polska Sp. z o.o. w raporcie pokontrolnym we wnioskach zaliczył do mocnych strony systemu zarządzania w naszej Spółdzielni: „
- działalność Zarządu i Kierownictwa Spółdzielni wykraczające poza zwykłe „zarządzanie nieruchomościami”
- dobre relacje z lokatorami,
- zasada jawności – wszystkie informacje z bieżącej działalności są dostępne dla lokatorów,
- wykorzystywanie narzędzi informatycznych w bieżącej działalności Spółdzielni,
- dokumentacja systemowa dobrze dostosowana do potrzeb Organizacji,
- proces auditów wewnętrznych,
- bardzo dobrze przygotowany i udokumentowany przegląd systemu zarządzania jakością przez Zarząd”.

Recertyfikacja Systemu Zarządzania Jakością

W lipcu br. naszej Spółdzielni poddany został recertyfikacji System Zarządzania Jakością ISO 9001:2008.
Z satysfakcją możemy poinformować, że audytorzy z Bureau Veritas Certification Polska Sp. z o.o. potwierdzili skuteczność działania w Spółdzielni Systemu Zarządzania Jakością i zdecydowali o przedłużeniu ważności certyfikatu w zakresie zarządzania nieruchomościami na kolejne 3 lata, czyli do 12 lipca 2014 roku. W tym okresie, system będzie regularnie monitorowany przez audytorów Bureau Veritas, poprzez coroczne audity kontrolne. Nasz system nie tylko dobrze funkcjonuje, ale jest również nieustannie doskonalony. Zwrócono uwagę przede wszystkim na działania Zarządu i Kierownictwa Spółdzielni na rzecz lokatorów, wykraczające poza zwykłe „Zarządzanie nieruchomościami”. Podkreślono także:

- dobre relacje z lokatorami i ich profesjonalną obsługę przez Służby Spółdzielni,
- budowanie pozytywnego wizerunku Służb Spółdzielni jako „gospodarnego Zarządcy”
- wykorzystanie narządzi informatycznych w bieżącej działalności Spółdzielni,
- monitorowanie procesów
- dobrą komunikację wewnętrzną,
- nadzór nad dokumentacja prawną.


System zarządzania jakością w Spółdzielni Mieszkaniowej „Nowa” określono jako dojrzały – nie stwierdzono słabych stron.
W tym miejscu chcielibyśmy podziękować wszystkim mieszkańcom, którzy pomagają nam doskonalić ten system poprzez przekazywanie swoich oczekiwań na corocznych zebraniach oraz w rozprowadzanych przez nas ankietach, a także bezpośrednio zgłaszając pracownikom Spółdzielni.

System Zarządzania Jakością po kontroli. Wdrożony w 2001 roku System Zarządzania Jakością jako instrument zarzadzania nieruchomościami jest nadzorowany i cyklicznie kontrolowany (auditowany)
przez jednostkę certyfikującą Bureau Veritas Polska. Audit przeprowadzony został w dniach 5 i 6 lipca 2012 r. Podstawą kontroli były dokumenty systemu zarządzania, dokumentacja operacyjna Spółdzielni jak również normy i wymagania prawne mające zastosowanie w naszej działalności. Celem audltu była okresowa ocena:
• ciągłości i skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz jego doskonalenia,
• utrzymania zgodności z obowiązującą normą ISO 9001: 2008 oraz wymaganiami prawnymi,
• zakresu i ewentualnych zmian w systemie zarządzania,
• możliwości udzielenia rekomendacji do utrzymania certyfikatu.
W trakcie auditu dokonano weryfikacji procesów prowadzonych w Spółdzielni oraz oceny funkcjonowania kluczowych mechanizmów monitorowania i doskonalenia systemu poprzez wywiady, obserwacje działań praktycznych, a także przegląd dokumentów i zapisów.
W tym roku audit przeprowadzony był w kilku wybranych komórkach organizacyjnych tj. Pełnomocnik ds. Jakości, Dział Ekonomiczny, Dział Techniczny, Dział Eksploatacji oraz Administracje Domów Mieszkalnych Nr 2 i 3.
W wyniku przeprowadzonego auditu stwierdzono, że Spółdzielnia utrzymuje system Zarzadzania jakością zgodnie z obowiązującymi wymaganiami normy i prawa, wykazuje zdolność systemu do osiągania celów w zakresie zarządzania nieruchomościami.
Do mocnych stron systemu zaliczono między innymi:
• przemyślaną i konsekwentnie realizowaną strategie rozwoju Spółdzielni,
• działalność Zarządu i Kierownictwa wykraczającą poza zwykłe zarzadzanie nieruchomościami,
• dbałość o dobre relacje z lokatorami,
• dostępność przepisów prawnych wykorzystywanych w działalności Spółdzielni,
• skuteczne wykorzystywanie narzędzi informatycznych w bieżącej działalności.

Rok szybko minął i przyszedł czas na kolejny sprawdzian. W dniach 16 i 17 lipca 2013 r. działania naszej Spółdzielni zostały poddane ocenie. W trakcie auditu kontrolnego zweryfikowane zostały zweryfikowane procesy zachodzące w Spółdzielni oraz prowadzona dokumentacja. W działalności Spółdzielni w ostatnim okresie za godne docenienia uznano:
• zakończenie realizacji prac związanych z usuwaniem azbestu z elewacji budynków w ramach projektu unijnego,
• zamontowanie kolejnych przenośnych podjazdów dla osób niepełnosprawnych w ramach likwidacji barier architektonicznych,
• kontynuowanie instalacji monitoringu parkingów i wewnątrz budynków,
• zastosowanie systemu odzyskiwania zadłużeń poprzez mediacje sadowe.
W czasie auditu nie stwierdzono niezgodności, a do mocnych stron nadal należy:
• przemyślana i konsekwentnie realizowana strategia rozwoju Spółdzielni,
• zaangażowanie Zarządu i Kierownictwa Spółdzielni wykraczające poza zwykłe zarzadzanie nieruchomościami,
• dbałość wszystkich pracowników o właściwe relacje z mieszkańcami,
• realizowana zasada jawności – wszystkie dokumenty z działalności Spółdzielni są udostępniane lokatorom,
Auditor stwierdził, że Spółdzielnia dostarczyła dowody na skuteczne funkcjonowanie, utrzymywanie i doskonalenie systemu zarzadzania jakością.


Czwarty już raz

 
W dniach 7 i 8 lipca 2014 r. odbyła się w naszej Spółdzielni recyrtyfikacja, czyli kompleksowa kontrola funkcjonowania wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością w wyniku, której otrzymaliśmy rekomendację na przedłużenie ważności certyfikatu w zakresie „ Zarządzania nieruchomościami” na kolejne 3 lata.
Audytorzy (kontrolerzy) z BUREAU VERITAS ( jednostki certyfikującej) w ciągu dwóch dni skontrolowali funkcjonowanie większości komórek organizacyjnych Spółdzielni.
Zespół kontrolujący potwierdził, że Spółdzielnia utrzymuje system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2008 i osiąga wyznaczone cele.
Uznali, że przedstawiliśmy dowody skutecznego funkcjonowania i doskonalenia systemu.
Do mocnych stron działającego systemu zaliczyli między innymi:
   • działalność Zarządu i Kierownictwa Spółdzielni wykraczającą poza zwykłe zarządzanie nieruchomościami,
   • kompetencje pracowników,
   • zasadę jawności – dostępność informacji o bieżącej działalności,
   • stałe rozeznawanie potrzeb lokatorów.


 


 

Pierwszy audit kontrolny po recertyfikacji systemu. W dniu 29 czerwca 2015 r. jednostka certyfikująca Bureau Veritas Polska Sp. z o.o. przeprowadziła kontrolną wizytację mająca na celu ocenę funkcjonowania wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością w zakresie Zarządzania nieruchomościami. Zespół auditorów potwierdził, że Spółdzielnia utrzymuje system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami norm i przedstawiła dowody skutecznego funkcjonowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania. Do najlepszych praktyk zaliczono między innymi :
   • bardzo dobre rozeznanie potrzeb lokatorów,
   • bieżące monitorowanie w formie elektronicznej zagadnień związanych z realizowaną usługą administracyjną,
   • monitorowanie procesów za pomocą przyjętych mierników skuteczności.


Drugi audit kontrolny po recertyfikacji systemu odbył się w dniach 5 i 6 lipca 2016 r. Jednostka certyfikująca Bureau Veritas Polska Sp. z o.o. przeprowadziła kontrolną wizytację mającą na celu ocenę funkcjonowania wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością w zakresie Zarządzania nieruchomościami.
Kontroli poddane zostały nasze działania w zakresie:
   • zarządzania systemem
   • nabywania tytułu prawnego do lokali mieszkalnych
   • obsługi technicznej nieruchomości
   • administrowania
   • obsługi opłat za użytkowanie lokali
   • windykacji
   • zarządzania zasobami ludzkimi
Do najlepszych praktyk w naszej działalności zaliczono:
   • działalność zarządu i kierownictwa wykraczającą poza zwykłe „Zarządzanie nieruchomościami”
   • dbałość wszystkich pracowników o dobre relacje z lokatorami
   • zasadę jawności – wszystkie informacje z bieżącej działalności są dostępne lokatorom
   • bardzo dobra komunikacja z lokatorami
   • bieżące monitorowanie w formie elektronicznej zagadnień związanych z realizowaną usługą administracyjną
   • monitorowanie procesów za pomocą przyjętych mierników skuteczności
Uznano, że Spółdzielnia utrzymuje system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami norm i przedstawiła dowody skutecznego funkcjonowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania.

W dniach 4 i 5 października przeprowadzony został audit recertyfikujący, gdzie normą doniesienia była już norma ISO 9001:2015. System Zarządzania Jakością ISO serii 9001 jako międzynarodowa norma dynamicznie dopasowuje swoje standardy do tych zmian aktualizując jej wymagania co kilka lat. Ostatnia nowelizacja normy miała miejsce w 2015 roku, a wprowadzony zakres zmian szeroko wykracza poza dotychczasowe podejście do systemu zarządzania jakością. Normę zaktualizowano tak, by jak najlepiej uwzględniała potrzeby organizacji, kluczowym elementem obecnie jest uwzględnienie rodzajów ryzyka i szans w odniesieniu do działalności organizacji oraz jej procesów, a także interesów wielu różnych stron – w naszym przypadku: przede wszystkim mieszkańców, pracowników, dostawców. W celu utrzymania certyfikatu jakości konieczne było wdrożenie zmian.
Audit miał na celu potwierdzenie spełnienia wymagań tej normy oraz skuteczności systemu zarządzania zapewniającego realizację zadań i celów Spółdzielni. Oceniono dokumentację dostosowaną do wymagań znowelizowanej normy, przebieg procesów i stosowanie obowiązujących przepisów zewnętrznych i wewnętrznych. Stwierdzono, że przedstawiliśmy dowody skutecznego funkcjonowania, utrzymania i doskonalenia systemu, czego wynikiem była rekomendacja do ponownego przyznania certyfikacji i taki certyfikat już otrzymaliśmy – ważny jest do 19 października 2020 roku.

Polecamy:  

 

Rozmiar tekstu: | + -
SM NOWA